Hjortshøj-Egå-Skæring Egnsarkiv støtteforening

Referat fra Generalforsamling torsdag den 11. marts 2026 kl. 19 i Hjortshøj Sognegård, Smedebakken 14, 8530 Hjortshøj

35 medlemmer var fremmødte herunder hele bestyrelsen.

Dagsorden

1. Valg af dirigent og referent

2. Bestyrelsens beretning

3. Forelæggelse af det reviderede regnskab for 2025

4. Forelæggelse af budget for 2026

5. Forelæggelse af kontingent (bestyrelsen foreslår uændret kontingent)

6. Indkomne forslag (skal være bestyrelsen i hænde senest 4.marts 2026)

7. På valg for 2 år May-Britt Mikkelsen og Viktor Andersen

8. Valg af 2 suppleanter Jesper Giver og Lisbeth Sørensen

9. Valg af 2 revisorer Ib Elmer og Ole Kromann

10. Valg af revisorsuppleant Ida Holmskov

11. Eventuelt

Ad 1. Valg af dirigent og referent

Ib Elmer blev valgt som dirigent, May-Britt Mikkelsen som referent.

Ad 2. Bestyrelsens beretning

Formanden Finn Petersen aflagte beretning for 2025.

Året 2025 er det 3 hele år, efter arkivet er flyttet ind i vores lokaler på Virupvej 71, 8530 Hjortshøj.

Det har været et år med mange opgaver og mange besøgende, samt henvendelser både skriftligt pr. mail eller tlf.

Vi begyndte året den 23.januar med nytårskur, som er frokost i arkivet for de arkivfolk, der er der på åbningsdagene, tager foto, film, laver plancher, passer regnskab, vedligeholder vores IT udstyr. Her taler vi også om planer for det kommende år.

Den 13.marts var der generalforsamling i Skæring Kirke Sognegård. Der kom mange medlemmer og gæster udefra, som så den nye film, der er optaget i Hjortshøj. Valg til bestyrelsen og regnskabet fremlagt

Filmen om Hjortshøj blev ved 2 forestillinger i marts, vist i Hjortshøj Sognegård, hver gang med omkring 80 pladser besat. Egnsarkivet deltog, hver gang, med en lille optakt til filmen.

Lørdag den 8.november var det arkivernes dag. Da dørene blev åbnet kl. 10.30 kom de første gæster, og i løbet af dagen til vi lukkede kl. 15.00 fik vi besøg af 45-50 besøgende. De så de gamle sognefilm, og den nye film om Frugtplantagen Kirstineborg. Billedserie fra vores område på PC, udklip fra vores avissamling, og snakken gik ved bordet, hvor der var kaffe og småkager.

Vi har vist billeder for Mandagskredsen i Skæring Kirke, samt for Seniormænd i Folkehuset i Skæring.

Vi har set og lyttet til de mange optagelser vi havde på 32 VHS bånd- 22 kassettebånd, 26 spolebånd og 2 smalfilm, som derefter blev sendt til digitalisering. Prisen for dette var 14.125,00 kr. Nu er vi ved at lægge det ind på vores PC er. Vi har nu mulighed for at se og høre hvad der er gemt. Til dette fik vi et tilskud fra Peter Grosen Andersens Mindefond på 6000,00 kr. Fra vores konto ved lokalarkiverne har vi fået 2175,00 kr. Vi har selv betalt 5950,00 kr. som betales af det kontingent vores, medlemmer i Støtteforeningen betaler.

I løbet af 2025 har vi 8 gange sendt skrivelsen STENEN ud til vores medlemmer med lidt historie fra området og hvad vi ellers laver i arkivet.

I 2025 har vi 19 åbningsdage som er anden onsdag og sidste torsdag fra kl. 14 til 18 hver måned dog, ikke fra 15. juni til 15. august og 15. december til 15.januar. Der har været 126 besøgende, der har været 14 afleveringer til os og 18 spørgsmål til os. Vi har arbejdsdag hver måned den 3.torsdag fra kl. 10 til 15 med en lille frokostpause. Hertil skal lægges de timer, der bruges hjemme ved PC eller ude med foto/film.

Fra Den Gamle By får vi besked om, at der er bygninger i vores område postnr. 8250 og 8530 der evt. skal rykkes ned. Vi tager foto og lægger billedet ind på arkiv.dk

Der har været nogle kurser online om arkibas, her har vi deltaget, arkivernes årsmøde og møder i område nord arkiver, her deltager vi også.

Tak til alle arkivfolk 10 i alt på onsdags- og torsdagsholdet samt fotograf Ole Kroman for godt arbejde i 2025.

Vi vil også ved denne generalforsamling mindes Over Overgård som døde i august 2025. Han var med i egnsarkivet i mange år, og havde en utrolig viden om Hesselballe og Hjortshøj.

Per Pries der døde i februar 2026, vil vi også mindes for hans arbejde med vores bøger.

Tak til alle medlemmer, fordi I kom og for jeres støtte.

Efter beretningen takkede Peer Otto Nielsen lokalarkivets arbejde med at følge med i, hvad der sker af aktiviteter uden for sognets grænser og herved får ny inspiration til glæde for medlemmerne. Peer roser også lokalarkivets regnskab.

Der var ikke yderligere spørgsmål til beretningen, som blev godkendt uden afstemning.

Ad 3. Forelæggelse af det reviderede årsregnskab for 2026

Viktor Andersen fremlagde regnskabet for 2026, og det blev godkendt uden afstemning

Et medlem spørger ind til lokalarkivets tilknytning til Foreningen for Bykultur i Aarhus. Finn Petersen fortalte om de fordele medlemskabet til foreningen har i forhold til udveksling af erfaringer med andre lokalarkiver, herunder inspiration til nye tiltag i vores eget lokalarkiv.

Et medlem synes, at bankegebyret er lidt højt. Kassereren mener ikke, at der kan vindes noget ved at skifte bank i forhold til besværet med et bankskift. Dette blev bakket op af et andet medlem, ud fra hans egen erfaring fra anden forening.

Ad 4. Forelæggelse af budget for 2026

Viktor Andersen fremlagde budgettet for 2026.

Ad 5. Forelæggelse af kontingent

Bestyrelsen foreslår uændret kontingent på 100 kr. årligt. Forslaget blev godkendt uden afstemning.

Ad 6. Indkomne forslag

Der var ingen indkomne forslag.

Ad 7. Valg af to bestyrelsesmedlemmer for 2 år

På valg for 2 år foreslog bestyrelsen May-Britt Mikkelsen og Viktor Andersen. Begge blev genvalgt med applaus.

Af 8. Valg af to suppleanter

På valg for 1 år foreslog bestyrelsen Lisbeth Sørensen og Jesper Giver. Begge blev genvalgt med applaus.

Ad 9. Valg af to revisorer

På valg for 1år foreslog bestyrelsen Ib Elmer og Ole Kromann. Begge blev genvalgt med applaus.

Ad 10. Valg af revisorsuppleant

På valg for 1 år foreslog bestyrelsen Ida Holmskjold Sørensen. Ida blev genvalgt med applaus.

Ad 11 Eventuelt

Intet.

Formanden takkede dirigenten for opgaven og afsluttede generalforsamlingen.

Finn Petersen                                                                                                    Ib Elmer

Formand                                                                                                              Dirigent     

Egå, den 15.marts 2026

Underskrevet referat forefindes i egnsarkivet.

 

Konstituering af bestyrelsen i

Hjortshøj-Egå-Skæring egnsarkiv Støtteforening

Efter generalforsamlingen holdt bestyrelsen et møde og den nye bestyrelse blev:

Formand: Finn Petersen

Kasserer: Viktor Andersen

Bestyrelsesmedlemmer:

Fleming Reiths, May-Britt Mikkelsen, Steen Bo Knudsen

 

Egå, den 15.marts 2026